Preliminarmente il vademecum chiarisce quali sono gli strumenti di cui, nell’era della digitalizzazione del processo penale, deve dotarsi l’avvocato penalista. Si tratta di strumenti ulteriori rispetto a quelli già in uso, conosciuti da tempo dagli avvocati operanti in altri settori del diritto nell’ambito dei quali la rivoluzione telematica è in uno stato avanzato.
Ed invero, al personal computer, alla connessione internet, alla casella di posta elettronica certificata si affiancano ora un dispositivo scanner per la digitalizzazione dei documenti e un dispositivo di firma digitale.
La firma digitale e i suoi formati
La firma digitale è una firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche correlate fra loro: una privata, nota solo all’utente firmatario che la attiva tramite digitazione di un numero PIN e l’altra pubblica, che consente la decifratura del documento firmato se la firma risulta rispondente al certificato di autenticazione rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari che ha lo scopo di rendere incontrovertibile la paternità della firma.
Esistono tre formati di firma digitale: PadES, CadES e XadES.
La firma PAdES consente di firmare solo file in formato PDF.
La firma CadES consente di firmare ogni tipo di file e attribuisce al documento l’estensione .p7m.
Entrambi i tipi di firma possono essere usati indifferentemente per sottoscrivere digitalmente istanze e allegati.
La firma XadES si riferisce ai documenti in formato xml che non riguardano il processo penale.
Orbene, il dispositivo di firma digitale, che può consistere in una smart card (una carta simile a una carta di credito) o in un token (un dispostivo USB) è il dispositivo nel quale sono memorizzati il certificato di firma, che serve per firmare digitalmente i documenti e il certificato di autenticazione, che serve per autenticarsi sul Portale dei Depositi Telematici.
Il Portale dei Depositi Penali (PDP)
Il Portale dei Depositi Penali è il servizio, ospitato sul Portale dei Servizi Telematici, attraverso il quale si deve provvedere al deposito presso gli uffici del Pubblico Ministero di una serie di atti. In tutti i casi in cui non è utilizzabile il Portale, il deposito può avvenire a mezzo posta elettronica certificata (PEC).
L’accesso al Portale è possibile previa preliminare configurazione del dispositivo di firma digitale, ovvero previa installazione su PC dei driver della chiavetta USB o del lettore da tavolo per la firma digitale (cioè un piccolo software fornito dal prestatore dei servizi qualificati), nonché previa autenticazione tramite l’area riservata del Portale dei Servizi Telematici raggiungibile all’indirizzo http://pst.giustizia.it: in particolare, cliccando sulla parola Login è possibile autenticarsi attraverso la digitazione del codice PIN nell’apposita finestra e visualizzare il proprio codice fiscale nella parte superiore della schermata, segno che l’autenticazione ha avuto successo.
Di seguito occorre cliccare sul pulsante Portale Deposito atti Penali – deposito con modalità telematica di atti penali e seguire i passaggi successivi.
Il deposito telematico della nomina
In primo luogo, occorre precisare che la nomina da depositare telematicamente deve essere costituita dalla scansione di un documento firmato dalla parte assistita e, ai fini del deposito, firmato digitalmente dall’avvocato. Ciò, a differenza di memorie e istanze che devono essere depositate previa trasformazione del documento testuale in un documento PDF firmato digitalmente.
Il deposito telematico della nomina di difensore presuppone l’uso di talune accortezze in modo tale da consentire la lettura automatizzata del relativo testo: ciò in quanto il sistema Re.Ge.Web compie una serie di verifiche di corrispondenza tra i dati del procedimento e quelli indicati nella nomina attraverso un software di riconoscimento ottico dei caratteri.
Il Vademecum suggerisce di utilizzare caratteri standard (Times New Roman, Arial) e di dimensione congrua (12 o 14), di utilizzare un’interlinea ampia, di evitare correzioni a mano, di evitare la sovrapposizione della firma dell’assistito con quella dell’avvocato, di evitare loghi o carta intestata troppo elaborati.
La gestione delle nomine
Occorre distinguere l’ipotesi in cui la nomina sia in atti prima dell’emissione dell’avviso di conclusione indagini e quella in cui non lo sia o, pur essendolo, il procedimento non figuri fra quelli autorizzati a ulteriori depositi.
Nel primo caso, il procedimento figura fra quelli autorizzati a successivi depositi.
Nel secondo caso occorre accedere alla sezione Gestione nomine, cliccare sul tasto Nuovo Sollecito, e inserire, in una maschera che si aprirà, i dati del procedimento (numero, anno e tipo di registro, nome, cognome e ambito di operatività del Magistrato, nome, cognome e data di nascita dell’indagato) per ottenere il rilascio di una ricevuta del sollecito e la possibilità di consultare lo stato dello stesso (in lavorazione, accolto) in apposito elenco.
Deposito telematico di memorie e istanze
Per poter essere depositati nel Portale gli atti (memorie e istanze) devono essere trasformati in documento PDF sfruttando l’apposita funzione Salva con nome -pdf di Microsoft Word o Esporta in formato PDF di Libre Office e sottoscritti digitalmente con firma PadES o CadES, indifferentemente.
Gli allegati all’atto, invece, possono essere scansiti e salvati in formato pdf.
La dimensione massima consentita per ciascun deposito sul Portale, così come per gli invii a mezzo PEC, è di 30 Mb per cui il Vademecum suggerisce di “alleggerire” le scansioni impostando lo scanner con risoluzione massima di 200 dpi.
Deposito a mezzo PDP e a mezzo PEC
Il Vademecum chiarisce infine che:
- il Portale è utilizzabile esclusivamente per il deposito di atti (nomine, memorie, documenti richieste e istanze) indirizzati alla Procura e riguardanti la fase successiva all’avviso ex 415 bis (n.d.A.: mette conto di richiamare l’attenzione sull’ entrata in vigore il 05.02.2021 del D.M. Giustizia del 13.01.2021, il quale ha esteso il novero degli atti penali da depositare esclusivamente tramite il Portale del Processo Penale telematico includendovi: l’istanza di opposizione all’archiviazione ex art. 410 c.p.p., la denuncia ex art. 333 c.p.p., la querela ex art. 336 c.p.p. e la relativa procura speciale, la nomina del difensore e rinuncia o revoca del mandato ex art. 107 c.p.p.)
- per tutti gli altri atti è ammesso il deposito via PEC presso gli indirizzi attivati dalla Direzione Generale per i Servizi Informativi del Ministero della Giustizia reperibili nel provvedimento del 9.11.2020, a sua volta consultabile nell’archivio notizie del Portale Servizi Telematici (pst.giustizia.it). Si badi che con il comma 6bis dell’art. 24 del d.l. 137/2020 (cd Decreto Ristori) introdotto dalla legge di conversione 176/20 (entrata in vigore il 25.12.2020) è stata prevista ufficialmente, per il periodo di emergenza sanitaria (attualmente fissata al 30 aprile 2021), la possibilità di trasmissione via pec, in copia informatica sottoscritta digitalmente, degli atti di impugnazione comunque denominati e, in quanto compatibili, delle opposizioni di cui agli articoli 410, 461 e 667, comma 4, del codice di procedura penale, dei reclami giurisdizionali previsti dalla legge 26 luglio 1975, n. 354: quindi, ferme le modalità tradizionali di deposito in cancelleria e di trasmissione a mezzo raccomandata, è stata prevista la possibilità di trasmettere via PEC, appelli, ricorsi, motivi nuovi, opposizioni a decreti penale di condanna e a richieste di archiviazione, opposizioni in fase esecutiva, istanze di riesame e appelli cautelari, reclami previsti dall’ordinamento penitenziario (ndA mette conto di rilevare come rispetto alle modalità di deposito dell’opposizione alla richiesta di archiviazione il D.M. 13 gennaio 2021 cit., entrato in vigore il 5 febbraio 2021, si ponga in contrasto con l’art. 24, comma 6-quinquies, d.l. n. 137/2020 in quanto tale norma prevede che alle opposizioni siano applicabili le disposizioni sull’impugnazione via PEC, facoltativamente alternativa al deposito cartaceo stabilite dai commi 6-bis ss dell’art. 24 medesimo, mentre il primo dispone che l’atto di opposizione debba depositarsi esclusivamente in via telematica attraverso il PDP: sul punto sarebbe auspicabile un chiarimento ufficiale dal momento che il D.M. Giustizia, atto normativo temporalmente successivo e di natura speciale, è stato emanato proprio in attuazione della norma di delegificazione contenuta nel comma 2 dell’art. 24 del d.l. 137/2020, atto normativo temporalmente anteriore, di natura speciale ma di rango primario).
Istruzioni e approfondimenti
Il Vademecum indica infine un documento per le informazioni e istruzioni in ordine all’utilizzo del Portale, costituito dalla guida in formato PDF scaricabile dal sito della Fondazione Italiana per l’Innovazione Forense all’indirizzo https://www.fiif.it/guida-pdp/.
FONTE: ALTALEX